Sähköinen taloushallinto

Julkaistu 27.1.2017 kirjoittajalta admin

Yrityksen taloushallinto koostuu monista tärkeistä asioista: kirjanpito, laskutus, laskujen maksu, palkanlaskenta sekä työnantajailmoitusten ja veroilmoitusten laadinta. Sähköinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että nämä kaikki tehtävät hoidetaan sähköisesti.

Sähköisen toimintavan tavoitteena on automatisoida kirjanpidon eri työvaiheita sekä laskutusta ja samalla tuoda yritykselle ajantasaista tietoa kaikesta.

Digitaalisen taloushallinnon hyödyt

Digitaalinen taloushallinto merkitsee yritykselle toiminnan helpompaa suunnittelua ja säästöä ajassa sekä kustannuksissa. Työntekijöiltä vapautuu aikaa tärkeämmille työtehtäville, kun turha manuaalinen työ jää pois. Kun sähköinen taloushallinto on osaavissa käsissä, niin yritys voi sen kautta seurata ajantasaisesti esimerkiksi myynnin tehokkuutta tai tuottoja ja kuluja asiakkaittain tai tuotteittain. Kun tieto on reaaliaikaista,tarkkaa ja kohdennettua, niin yrityksen johtaminen ja päätösten tekeminen helpottuu.

Verkkolaskutus

Verkkolaskutus on sähköisestä taloushallinnosta saatava suurin hyöty. Sen lisäksi, että verkkolaskutus vie vähemmän työaikaa kuin paperilaskujen lähettäminen, laskut ovat myös nopeammin perillä. Myös asiakkaille verkkolaskuista on hyötyä, koska saapuva lasku kirjautuu suoraan heidän ostoreskontraansa. Jos yrityksen tarvitsee hakea tietoa jostakin vanhasta laskusta, löytyy verkkolasku huomattavasti helpommin kuin paperilasku. Verkkolaskutuksen myötä myös inhimillisten virheiden määrä pienenee.

Useat yritykset ovat jo puoliulkoistaneet taloushallintonsa tilitoimistolle, mutta se saattaa jopa mutkistaa työtapoja ja tuoda enemmän kuluja yritykselle. Kannattavinta on sähköistää koko taloushallinto kerralla. Monet isot yritykset ovat myös alkaneet vaatia pieniltä toimittajiltaan verkkolaskuja paperisten sijaan.

Aiemmin digitaalinen taloushallinto oli vain suurten yritysten etuoikeus. Nykyään myös pk-yritysten on helppo siirtyä siihen. Tutkimusten mukaan jo 70 prosenttia yrityksistä käyttää verkkolaskutusta.

Pilvipalvelu vai ohjelmisto?

Yritykset voivat siirtyä sähköiseen taloushallintoon hankkimalla joko pilvipalvelut tai paikalleen asennetut ohjelmistot. Erot näiden kahden tavan välillä ovat niiden käyttötavoissa. Paikalleen asennettua ohjelmistoa käytetään vain omalta työkoneelta ja pilvipalvelumallia voidaan käyttää mistä vain tietokoneelta internet-selaimen kautta. Pilvipalvelumalli on enemmän nykyaikaa. Paikalleen asennetut ohjelmistot vaativat yritykseltä yleensä laiteinvestointeja sekä omaa ohjelmiston ylläpitäjää.

Pilvipalvelun edut

Internetissä on olemassa monenlaisia palveluja verkkolaskutukseen, mutta kaikkein järkevintä on valita ratkaisu, jossa yrityksen koko taloushallinto hoidetaan yhdessä paikassa. Pilvipalvelumalli on yritykselle kätevä, koska sen saa käyttöön nopeasti sekä helposti ja yritykseltä vaaditaan vain tietokone sekä internetyhteys. Kun on allekirjoittanut sopimuksen, niin palvelun saa yleensä käyttöön jo saman päivän aikana. Tämän jälkeen yritys voi hoitaa samasta paikasta niin ostolaskujen maksun kuin myyntilaskujen lähetyksenkin. Samassa käyttöympäristössä onnistuu myös kirjanpito, palkanlaskenta sekä erilaiset pakolliset viranomaisilmoitukset. Kun yrityksen taloushallinto toimii pilvipalvelussa, on se käytettävissä mistä vain ja milloin vain.

Kommentoi